Begin bij een gewone dinsdagavond
Beschrijf eerst wat er gebeurt tussen het moment dat een lid een les zoekt en weer naar huis gaat. Waar wordt de planning bekeken? Wie verwerkt een annulering? Hoe controleer je toegang? Waar ziet een trainer de bezetting?
Vraag hoe planning, reserveringen en toegang in de praktijk samenhangen.
Vraag om de echte mobiele flow
Een desktopdashboard zegt weinig over de ervaring van een lid onderweg. Laat de leverancier op een gewone telefoon een les zoeken, boeken, annuleren en een check-in starten. Zonder slides en zonder beheerrechten.
- Hoeveel stappen kost een boeking?
- Blijft de club herkenbaar?
- Is de actuele capaciteit zichtbaar?
- Wat gebeurt er bij een volle les?
Controleer wat ‘white-label’ werkelijk betekent
Sommige systemen tonen je logo op een generieke leveranciersapp. Dat kan prima zijn, maar het is iets anders dan een eigen clubomgeving. Controleer naam, URL, kleuren, e-mails, navigatie en supportverwijzingen afzonderlijk.
Vraag wie de omgeving inricht en welke aanpassingen je zelf kunt doen. Bij ClubTrellis richten we de omgeving samen met je in.
Behandel migratie als een schoonmaakmoment
Een oud ledenbestand bevat vaak verlopen producten, dubbele contacten en uitzonderingen die niemand meer begrijpt. Een volledige kopie voelt veilig, maar sleept oude rommel mee.
Bepaal per gegeven waarom het nodig blijft. Test daarna een kleine import en controleer samen de uitkomst voordat alle leden overgaan.
Verhuur je ook ruimtes?
Vraag apart hoe huurders beschikbaarheid zien, een ruimte reserveren en hun boeking aanpassen of annuleren. Bespreek ook wie facturen uitgeeft en betalingen registreert.
Ruimteverhuur kan een zelfstandig product zijn; je hoeft daarvoor niet automatisch clubbeheer af te nemen.
Vraag wat direct werkt en wat inrichting vraagt
Vraag bij elke oplossing welke onderdelen direct beschikbaar zijn, wat samen wordt ingericht en welke taken je zelf blijft doen. Zo kun je aanbiedingen eerlijk vergelijken.